Vos achats augmentent, votre chiffre d'affaires ne bouge pas et personne ne sait dire où passe la différence. C'est le pack le plus fourni du catalogue : huit tableurs qui couvrent toute la chaîne, du choix du fournisseur à la marge brute constatée.
8tableurs, Excel et Sheets
6recettes de gestion
2infographies
Le stock est le poste qu'on surveille le moins
Dans la plupart des restaurants que j'accompagne, la carte est travaillée, les fiches techniques existent au moins en partie et le chef sait ce que coûte une assiette. En revanche, entre le bon de commande passé au téléphone et le produit servi, plus rien n'est écrit. Les livraisons sont rangées sans être contrôlées, les prix d'achat évoluent sans que personne s'en aperçoive et le stock n'est compté que quand le comptable le réclame.
Le résultat se voit en fin d'exercice. Le coût matière annoncé à 30 % se révèle à 34 % après valorisation du stock. Trop tard pour savoir si l'écart vient d'un fournisseur qui a augmenté ses tarifs, d'une commande surdimensionnée, d'un produit jeté ou d'une réception jamais vérifiée. Chacune de ces causes appelle une action différente. Sans trace écrite, on ne peut pas trancher.
Ce qui manque n'est pas une méthode compliquée, ce sont des documents simples, toujours les mêmes, remplis dans le même ordre chaque semaine. C'est exactement ce que contient ce pack.
Ce que contient ce pack
Huit tableurs, livrés chacun au format Excel et Google Sheets, la plupart avec une version PDF à imprimer. C'est le pack le plus fourni du catalogue, parce que la chaîne à couvrir va du premier appel au fournisseur jusqu'à la marge brute de fin de mois.
Répertoire fournisseur — coordonnées, conditions et jours de livraison, au même endroit pour toute l'équipe
Grille d'évaluation fournisseur — noter ce que vaut chaque fournisseur sur des critères écrits plutôt qu'au ressenti
Suivi des avoirs — tracer un avoir demandé jusqu'à ce qu'il apparaisse sur une facture
Commande et réception — ce qui a été commandé face à ce qui est réellement arrivé
Transfert de stock — les sorties entre la réserve, la cuisine et le bar
Mouvement de stock — les entrées et les sorties référence par référence
Fiche d'inventaire valorisée — le comptage transformé en euros exploitables
Fiche de marge brute — la marge réellement constatée sur la période
Deux process en PDF — la réception de marchandise et la gestion de l'inventaire, déroulées étape par étape
Deux infographies — les mêmes process en affiche, à punaiser en réserve
Six recettes de gestion — achats, commande et réception, gestion de stock, niveaux de stock, valorisation de l'inventaire, marge brute
Le détail, fichier par fichier
Les fiches de suivi et de calcul
Les huit tableurs couvrent la chaîne complète, des achats à la marge. Les formules sont déjà en place : vous saisissez vos quantités et vos prix d'achat, les totaux et les ratios sortent seuls. Chaque fichier existe en Excel et en Google Sheets, à vous de choisir selon ce que vous utilisez déjà.
Les fiches opérationnelles s'utilisent en réserve et en cuisine, sur papier ou à l'écran. Elles font circuler l'information entre celui qui commande, celui qui réceptionne et celui qui suit les chiffres, sans repasser par des échanges verbaux qui se perdent.
La fiche d'inventaire valorisée et le calcul de marge brute par catégorie
Les fiches de suivi opérationnel
Un exemple de recette de gestion du pack
Deux infographies avec leur process
Deux affiches détaillent pas à pas les moments où tout se joue :
La réception de marchandise. Ce qu'on contrôle à l'arrivée du camion, dans quel ordre, puis ce qu'on fait quand un produit manque ou ne correspond pas à la commande.
La réalisation de l'inventaire, avec ses trois rythmes : hebdomadaire, mensuel et annuel. Chaque fréquence a son périmètre et son objectif, ce n'est pas le même comptage.
Ces deux documents se punaisent en réserve. Ils servent autant à former un nouvel arrivant qu'à rappeler la règle à une équipe qui a pris des raccourcis.
Six recettes de gestion
Les recettes de gestion sont des fiches méthode courtes, écrites comme une recette de cuisine : le résultat visé, ce dont vous avez besoin et le déroulé.
La gestion des achats. Choisir ses fournisseurs, négocier ses conditions et planifier ses commandes.
La commande et la réception. Comment passer une commande juste et contrôler ce qui arrive.
La gestion des stocks. Le rangement, la rotation et le suivi des produits en réserve.
Les niveaux de stock. Fixer les seuils critiques par référence pour ne plus commander au feeling.
Valoriser l'inventaire. Transformer un comptage en euros exploitables dans vos comptes.
La marge brute. La calculer, la lire et repérer d'où vient un écart.
À qui ce pack est utile
Vous ouvrez votre restaurant
Vous n'avez pas encore d'historique d'achats et vous partez d'une page blanche. Poser dès le premier mois les fiches de commande, de réception et d'inventaire vous évite de reconstruire vos chiffres a posteriori. C'est le moment où c'est le plus facile à mettre en place, parce que personne n'a encore d'habitude à changer.
Vous avez une carte mais vous ignorez ce qu'elle rapporte
Le restaurant tourne, les clients viennent et la trésorerie reste tendue sans explication claire. Valoriser un inventaire et calculer la marge brute par catégorie donne le chiffre qui manque pour arbitrer : revoir un prix, changer de fournisseur ou réduire une gamme de produits qui tourne mal.
Vous déléguez les achats à votre chef
La commande et la réserve sont entre les mains de la cuisine, ce qui est sain, mais vous n'avez aucun document pour en parler à deux. Les fiches et les infographies donnent un langage commun : on regarde les mêmes lignes, on discute d'écarts constatés et non d'impressions.
Ce que le pack ne fait pas
Ce pack ne se connecte pas à votre caisse ni à votre logiciel de commande : il faut saisir les chiffres à la main, comptez un point mensuel. Il ne remplace pas non plus une fiche technique : le coût de l'assiette au gramme près relève du pack Pilotez votre Production. Enfin, si vous cherchez un suivi de stock en temps réel avec des alertes automatiques, il vous faut un logiciel dédié, pas des tableurs.
« J'ai pu mettre en place le système de commande. Ok pour le moment »
Marie Lefèvre
Les quatre packs pour 40,95 €
Ce pack seul coûte 19,50 €. Pour 21,45 € de plus, le pack complet réunit les quatre sujets et ajoute les six fiches HACCP. Moins cher qu'un deuxième pack pris plus tard.
Des tableurs Excel pour les fiches de calcul et des documents PDF pour les infographies et les recettes de gestion. Vous téléchargez les fichiers après la commande et vous les conservez, sans abonnement ni connexion à maintenir.
Faut-il maîtriser Excel pour s'en servir ?
Non. Les formules de valorisation et de marge brute sont déjà écrites. Vous saisissez vos quantités et vos prix d'achat dans les colonnes prévues, les totaux et les ratios se calculent seuls.
Le pack fonctionne-t-il si je n'ai jamais fait d'inventaire ?
Oui, c'est même le cas le plus fréquent. L'infographie sur la réalisation de l'inventaire donne le déroulé hebdomadaire, mensuel et annuel. La recette de gestion associée explique dans quel ordre compter et comment valoriser.
Quelle différence avec le pack Pilotez votre Production ?
Pilotez votre Production chiffre l'assiette, ingrédient par ingrédient. Pilotez vos Marges traite ce qui se passe avant l'assiette : le choix des fournisseurs, la commande, la réception, le niveau de stock et la marge brute réellement constatée.
Et si le fichier ne me sert pas ?
Écrivez-moi dans les trente jours et je rembourse, sans justification à fournir.
