La plupart des restaurateurs que j'accompagne suivent leur trésorerie au mois. C'est déjà mieux que rien, mais c'est le mauvais pas de temps. Les tensions se jouent à la semaine, parfois à trois jours près et un tableau mensuel lisse précisément ce qu'il faudrait voir.

Le plan à 13 semaines corrige ça. C'est un tableau glissant, mis à jour chaque semaine, qui montre le solde bancaire prévisionnel semaine après semaine sur un trimestre. Dans ce guide, je vous montre comment le construire, avec un exemple complet et ce qu'il faut faire quand il annonce un trou.

Pourquoi à la semaine et pas au mois

Un compte de résultat vous dit si votre activité est rentable. Il ne vous dit jamais si vous pourrez payer vos salaires le 28. Ce sont deux questions différentes et beaucoup de restaurants qui ferment répondaient oui à la première.

La raison tient à un décalage. Le compte de résultat rattache en principe des produits et des charges hors taxes à l'exercice qui les a vus naître. Le plan de trésorerie, lui, suit des mouvements toutes taxes comprises, à la date où ils touchent le compte. Entre les deux, il peut y avoir trois semaines et un découvert.

Le format hebdomadaire ajoute une chose que le mensuel ne donne pas : la position des échéances à l'intérieur du mois. Voyez ce qui se passe une semaine ordinaire de fin de mois dans un restaurant.

• La paie part en fin de mois, généralement dans les tout derniers jours.
• Les cotisations sociales suivent, à une échéance qui dépend de la périodicité applicable à votre entreprise.
• La TVA peut tomber dans le même créneau, selon votre régime et la périodicité de vos déclarations.
• Le loyer est souvent prélevé en début de mois, donc trois ou quatre jours plus tard.

Sur un tableau mensuel, tout cela se fond dans un total qui paraît tenable. Sur un tableau hebdomadaire, vous voyez une semaine où sortent la paie, l'URSSAF et la TVA, suivie d'une semaine où sort le loyer, le tout financé par les recettes de deux semaines creuses de janvier. C'est cette image-là qui permet de décider quelque chose.

Une précision utile : les 13 semaines ne sont pas une norme comptable ni une obligation. C'est une pratique de pilotage, très employée dans les entreprises sous tension de trésorerie. Le choix du trimestre est un compromis, assez court pour être précis, assez long pour voir venir les grosses échéances.

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Comment le construire, ligne par ligne

Le principe du tableau tient en une ligne et tout le reste en découle.

Solde de fin de semaine = solde de début + encaissements − décaissements.

Le solde de fin d'une semaine devient le solde de début de la suivante. Vous partez du solde bancaire réel d'aujourd'hui, pas d'une estimation, pas du solde comptable.

Les encaissements

La règle est simple à énoncer et c'est là que tout le monde se trompe : on note l'argent quand il arrive sur le compte, pas quand la vente est faite. Un service du samedi soir n'est pas un encaissement du samedi soir.

• Les recettes carte bancaire, à la date de versement de votre banque. Ce délai figure dans votre contrat monétique : allez le vérifier plutôt que de le supposer, il varie d'un établissement bancaire à l'autre.
• Les espèces, à la date de dépôt en banque et non à la date d'encaissement en caisse.
• Les titres-restaurant, au remboursement par l'émetteur. Le délai dépend de votre contrat et c'est souvent la ligne la plus mal estimée.
• Les plateformes de livraison, au reversement net de commission, selon le calendrier de chaque plateforme.
• Les privatisations et acomptes d'événements, à la date d'encaissement de l'acompte puis du solde.

Les décaissements

Même logique en sens inverse : la date qui compte est celle du prélèvement ou du virement, jamais celle de la facture.

• Les fournisseurs, à leur échéance convenue. Attention à la façon dont elle est rédigée : trente jours date de facture et trente jours fin de mois ne tombent pas la même semaine.
• Les salaires nets, à la date de virement.
• Les cotisations sociales, à leur échéance réelle. Reprenez les dates de votre calendrier URSSAF plutôt qu'une règle générale, la périodicité dépendant de votre situation.
• La TVA, à la date de paiement effectif. Déclarations périodiques au réel normal, acomptes puis liquidation au réel simplifié : le profil de décaissement n'a rien à voir entre les deux régimes. Vérifiez le vôtre plutôt que de le supposer.
• Le loyer, l'énergie, les assurances et les abonnements, à leur date de débit habituelle.
• Les échéances d'emprunt, capital et intérêts réunis, puisque c'est le montant qui sort du compte.

Un mot sur la TVA collectée, parce que c'est l'erreur qui coûte le plus cher. Cet argent est sur votre compte, il figure dans vos encaissements et il ne vous appartient pas. Un restaurant qui regarde son solde bancaire sans se souvenir qu'une période de TVA collectée y dort se croit à l'aise, jusqu'à l'échéance.

Exemple concret : le bistrot de Karim

Karim tient un bistrot de quartier, environ 42 000 € de recettes mensuelles. Il démarre son tableau avec 9 400 € en banque. Voici ses six premières semaines, arrondies à la centaine.

Regardez ce que ce tableau raconte. Au mois, Karim voit un mois qui se termine à 1 600 € : en forte baisse, mais dans le vert. Il aurait sans doute laissé passer. À la semaine, l'histoire est tout autre : la semaine 5 ressort à −900 €, c'est-à-dire un découvert et la semaine 6 ne remonte qu'à 700 €. Deux semaines pendant lesquelles il doit malgré tout honorer plus de 4 000 € de fournisseurs.

Le tableau lui donne aussi le diagnostic, pas seulement l'alerte. Le creux vient d'un empilement : la paie et les cotisations sortent la même semaine, la TVA la semaine d'après et le loyer reprend son rythme normal juste derrière. Ce n'est pas un problème d'activité, ses encaissements sont réguliers. C'est un problème de calendrier et un problème de calendrier se règle en décalant des dates.

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Quand le solde passe dans le rouge

Le jour où une semaine ressort négative, vous avez quelque chose que la plupart des restaurateurs n'ont pas : du temps. Six semaines d'avance changent complètement les options disponibles et l'accueil qu'on vous réserve.

L'ordre dans lequel je conseille de procéder est le suivant.

• Décaler ce qui se décale. Un fournisseur avec qui vous travaillez depuis trois ans est plus enclin à reporter une échéance de deux semaines si vous l'appelez avant, pas après. Ça se refuse, mais ça se demande. Commencez toujours par là, c'est le levier le moins coûteux.
• Demander un échelonnement avant l'échéance. Les organismes sociaux et fiscaux traitent très différemment une demande anticipée et un impayé constaté. Il existe des dispositifs d'étalement des dettes fiscales et sociales, dont les conditions d'accès méritent d'être vérifiées auprès de votre expert-comptable pour votre situation précise.
• Mobiliser le découvert autorisé s'il existe ou en négocier un. Un banquier à qui vous présentez un tableau chiffré sur treize semaines n'a pas la même conversation avec vous qu'un banquier appelé le jour du rejet.
• Envisager un apport en compte courant d'associé, si la trésorerie personnelle le permet. C'est le levier de dernier recours, à ne pas confondre avec une solution de fond.

Une chose que ce tableau ne fait pas : il ne règle pas un problème de rentabilité. Si le creux revient chaque mois et se creuse, ce n'est plus un sujet de trésorerie mais de modèle économique et les leviers sont ailleurs, du côté de la marge brute et des charges fixes.

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Un tableau à 13 semaines se tient très bien dans un tableur, à condition qu'il soit construit une fois pour toutes et non refait chaque lundi. C'est ce que contient le pack Pilotez votre Trésorerie, avec le calcul du besoin en fonds de roulement qui va avec.

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