Cette formation était jusqu'ici un cours payant. Elle est maintenant en accès libre, en entier, avec les exercices. Je l'ai construite pour un patron ou un chef qui achète déjà tous les jours, mais qui n'a jamais pris le temps de mettre ses achats à plat : qui commande au téléphone, accepte le franco qu'on lui impose, paie à réception et découvre le coût matière en fin de mois.

Cette page sert de sommaire. Pour chaque chapitre, vous trouvez ce qu'il contient, son minutage et la page du site qui permet d'aller plus loin.

Pourquoi travailler ses achats

Dans un restaurant, deux postes dominent les charges : les matières et le personnel. Le personnel se pilote au planning, semaine après semaine. Les matières se jouent à chaque commande, plusieurs fois par jour, souvent par la personne la plus occupée de la maison. Dans un restaurant traditionnel, le coût matière tourne souvent autour de 25 à 30 % du chiffre d'affaires hors taxes, de 20 à 35 % selon le concept. C'est un repère de gestion, pas une règle, mais il dit l'essentiel : sur 600 000 euros de chiffre d'affaires, un point de coût matière représente 6 000 euros par an, qui tombent directement en résultat.

La formation part de trois raisons de bien acheter :

• La raison financière. Ce que vous achetez n'est pas ce que vous consommez : entre les deux, il y a les pertes, les offerts, le stock qui dort. Et payer plus tard, c'est garder l'argent en caisse. C'est ce qui permet à un restaurant d'avoir un besoin en fonds de roulement négatif, l'une des forces du métier.
• La raison d'organisation. De bons jours de livraison, des commandes passées par écrit, un fournisseur qui livre ce qui était prévu : c'est moins de stress avant le service et du temps libéré pour le reste.
• La raison de qualité. Des produits cohérents avec vos prix et votre image, une équipe fière de ce qu'elle sert.

Une phrase revient du début à la fin : la confiance n'exclut pas le contrôle. Elle résume la méthode.

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Le fil rouge : Léa et Robert

Pour que tout reste concret, la formation suit une histoire. Léa ouvre un restaurant traditionnel de quatre-vingts couverts avec Robert, son chef. Ils veulent du fait maison, du frais, du local, en milieu de gamme. Toute l'histoire se joue avec une crèmerie locale : Andrew au commercial et Laura à la télévente.

Chaque épisode se termine par ce que Léa a bien fait et par l'erreur qu'elle a commise. Elle annonce son budget à Andrew avant qu'il ait donné ses prix, ce qui est l'erreur de débutant par excellence. Elle obtient un paiement à 30 jours mais oublie de demander une trace écrite. Elle signe une remise de fin d'année sans demander le prorata alors qu'elle ouvre en cours d'année. On apprend autant de ses erreurs que de ses bons réflexes. Ce sont souvent les nôtres.

Les 15 chapitres, minute par minute

Cliquez sur un minutage : la vidéo démarre à ce moment-là.

1. 0:00

   Introduction

   Ce que les achats changent à la rentabilité, à la trésorerie, à la qualité de service et au quotidien, puis le parcours de la formation.

2. 1:23

   Pourquoi bien acheter

   Les trois raisons ci-dessus, avec la différence entre achat et consommation et le poids du stock dormant. Le premier épisode de Léa : une ligne claire, mais ni priorités ni budget maximum.

3. 7:45

   Les familles de produits

   Viandes, marée, surgelés, fruits et légumes, crèmerie, épicerie, économat, boissons, consommables, matériel et achats indirects (énergie, assurances, logiciels) qu'il faut remettre en concurrence à chaque échéance.

4. 13:27

   Choisir la qualité

   Brut ou transformé, labels, local et circuit court, saisonnalité, allergènes. Le conseil qui fait gagner du temps : se limiter à deux ou trois critères de qualité par produit.

5. 22:22

   Le budget d'achat

   Partir du coût matière cible, descendre jusqu'à l'élément de menu avec les fiches techniques, prévoir 10 % de marge pour les pertes et viser d'abord le produit qui pèse le plus dans la recette, souvent la protéine.

1. 30:45

   Trouver ses fournisseurs

   Spécialiste ou généraliste, petit ou gros, local ou national. Le bouche-à-oreille, les confrères, Internet, le démarchage. Et un message de contact type à reprendre. Pour aller plus loin : choisir des fournisseurs de qualité.

2. 35:25

   Comprendre son fournisseur

   Commercial, télévente, préparateurs, livreurs, comptabilité : qui fait quoi et pourquoi soigner chacun. Ce que cherche un fournisseur (du chiffre, de la marge, des camions remplis) et pourquoi il raisonne au marché entier, pas au produit.

1. 43:23

   Négocier la logistique

   Commandes toujours écrites, heure limite, délai entre commande et livraison, jours de livraison (le plus négociable) et franco de port, avec le piège de la basse saison.

2. 51:24

   Négocier les tarifs

   Ce qui se négocie et ce qui ne se négocie pas, les frais administratifs à faire retirer, vos volumes annuels comme argument, la négociation par marché entier plutôt que produit par produit, la mercuriale ouverte ou fermée. Voir aussi les tarifs dégressifs.

3. 1:00:41

   Négocier la facturation

   Facture à la livraison ou à la décade, délai de paiement, prélèvement ou virement. Et pourquoi payer à l'heure protège vos conditions. Le lien avec la trésorerie est détaillé dans le plan de trésorerie à 13 semaines.

4. 1:10:23

   Les contrats

   Éviter l'exclusivité, comprendre un contrat brasseur (le matériel financé contre des volumes et des prix plus hauts), la remise de fin d'année, les subventions, la mise à disposition de matériel et la maintenance.

1. 1:21:26

   Gérer les imprévus

   Doubler chaque marché, contrôler toutes les livraisons (puis alléger sans jamais arrêter), parapher les deux bons, tenir un tableau de suivi des avoirs. Pour la méthode pas à pas : réussir vos réceptions de marchandise. Le côté hygiène du contrôle (températures, emballages, étiquettes) est détaillé dans ce guide sur la réception des marchandises.

2. 1:28:49

   Les bons réflexes

   Chiffrer le brut contre le transformé, comparer les conserves au poids net égoutté, l'huile de friture au coût par bain, les produits d'entretien au litre dilué. Et ne jamais surstocker sur une promotion. Le test du boucher applique la même logique à la viande.

3. 1:36:43

   Évaluer ses fournisseurs

   Une ou deux fois par an, une grille notée sur dix : qualité, tarifs, service, conformité des livraisons, logistique, hygiène et chaîne du froid, paiement. C'est ce qui transforme un ressenti en argument de négociation.

4. 1:44:16

   Passer à l'action

   Le récapitulatif de la méthode, de la qualité à l'évaluation des fournisseurs, puis les deux livres pour aller plus loin.

Par où commencer selon votre problème

Si vous n'avez pas 1 h 46 devant vous, partez du problème qui vous coûte le plus aujourd'hui.

Les règles de droit à connaître

La négociation est libre, mais elle se fait dans un cadre. Trois règles reviennent dans la formation et méritent d'être connues avec précision.

Les délais de paiement. Entre professionnels, le délai convenu ne peut pas dépasser 60 jours après la date de la facture. Il peut aussi être fixé à 45 jours fin de mois s'il est prévu au contrat (article L441-10 du Code de commerce). Sans accord, il est de 30 jours après la réception des marchandises. Des plafonds plus courts s'appliquent aux produits alimentaires périssables et aux boissons alcoolisées (article L441-11). Négocier le délai le plus long, c'est donc le négocier dans ces limites. En cas de retard, le fournisseur peut réclamer des pénalités et une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement.

L'exclusivité. Une clause d'exclusivité d'approvisionnement, comme celle d'un contrat brasseur, ne peut pas dépasser 10 ans (article L330-1). Si le fournisseur vous prête aussi son enseigne ou sa marque en échange de cette exclusivité, il doit vous remettre un document d'information au moins 20 jours avant la signature (article L330-3).

Les taxes sur les boissons. Les droits d'accise et les cotisations de sécurité sociale sur les alcools sont fixés par la loi. Le fournisseur les répercute dans son prix : seule la part hors droits se négocie.

Dernier point, côté hygiène : l'huile de friture est réputée impropre à la consommation au-delà de 25 % de composés polaires ou de 14 % de polymères de triglycérides (décret n° 2008-184). D'où l'intérêt, au chapitre des bons réflexes, de raisonner en coût par bain plutôt qu'en prix au litre.

Les exercices à faire chez vous

Cinq pauses « À vous de jouer » ponctuent la vidéo. Elles forment un seul projet, à mener sur votre propre restaurant :

1. Choisir deux ou trois produits et leurs critères de qualité (chapitre 4).
2. Poser un budget par produit, à l'unité, au poids ou au volume, à partir de vos fiches techniques (chapitre 5).
3. Trouver au moins deux fournisseurs pour chacun, actuels ou nouveaux (chapitre 7).
4. Négocier la logistique, les tarifs, la facturation et un éventuel contrat, en gardant des traces écrites (chapitre 10).
5. Évaluer chaque fournisseur avec la grille, note sur dix et remarques (chapitre 14).

Pour suivre vos prix et vos fiches dans la durée, le pack Pilotez votre marge : stratégie d'achat et gestion de stock réunit les tableurs que j'utilise avec mes clients. Et si vous voulez savoir où vous en êtes sur votre marge avant de commencer, le guide de calcul de la marge et du coût matière pose les bases.

Questions fréquentes

Pour aller plus loin

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